Struktur + Typische Formulierungen + Beispiel E-Mails auf einen Blick
Englische E-Mails schreiben - dein Spickzettel zum Nachschlagen
1. Betreffzeile / Subject Line
Betreffzeile der E-Mail. Klar und kurz halten. Beispiele sind:
A
"Meeting Request"
B
"Question about Project"
2. Begrüßung / Greeting
Die Anrede / Grußformel für formelle Kontakte und für gute Bekannte.
A
"Dear Mr. Smith" / Dear Mrs. Smith / Dear Anna
Dear ...“ ist die Standard-Anrede in englischen E-Mails und Briefen.
Man nutzt es immer dann, wenn man eine Person oder Gruppe höflich und respektvoll ansprechen will.
B
"Dear Sir or Madam"
Wenn du den Namen nicht kennst (sehr formell).
C
Dear Team / Dear All
Bei E-Mails an Gruppen (intern/freundlich).
D
"Hello Anna"
Freundliche, informelle Anrede, wenn du die Person gut kennst oder der Tonfall lockerer sein darf.
Typisch für:
Interne E-Mails unter Kollegen
Kunden, mit denen du per Du bist oder eine entspannte Beziehung hast
Private Nachrichten
E
"Anna"
Muttersprachler (vor allem im Englischen) nutzen oft einfach den Vornamen als Anrede („Anna,“) – besonders in:
Interner Business-Kommunikation (E-Mail, Slack, Teams)
Bei vertrauten Kontakten oder flachen Hierarchien
Wenn es schnell, direkt und effizient wirken soll
Es ist im Englischen nicht unhöflich, sondern einfach direkt, freundlich-neutral.
3. Einleitungssatz / Opening Sentence
Starte mit einer höflichen Formulierung zur Eröffnung. Wird gerne verwendet, wenn man sich länger nicht geschrieben hat.
A
"I hope you are well"
Klassischer, neutraler Einstieg. Kurz und höflich.
B
"I hope this email finds you well"
Eine etwas formellere und traditionellere Formulierung, die häufig im internationalen E-Mail Verkehr zu finden ist. Damit kannst du nie etwas falsch machen. Für gute Bekannte ist es aber zu förmlich.
4. Deine Nachricht / Main Message
Direkter Einstieg (Business Standard):
A
"I am writing to [purpose]."
🇩🇪 "Ich schreibe dir/Ihnen, um …"
Beispiel:
🇬🇧 I'm writing to ask about the meeting.
B
"I would like to [purpose]."
🇩🇪 "Ich würde gerne ..."
Beispiel:
🇬🇧 "I would like to schedule a meeting..."
Bezug auf vorherige Kommunikation:
A
"As mentioned in my previous email,..."
🇩🇪 "Wie in meiner vorherigen E-Mail erwähnt ..."
Beispiel:
🇬🇧 As mentioned in my previous email, the meeting will take place on Friday.
B
"Following up on our conversation,..."
🇩🇪 "Bezugnehmend auf unser Gespräch ..."
Beispiel:
🇬🇧 "Following up on our conversation from yesterday, I’m sending you the documents."
C
"Thank you for your reply. Regarding your question,..."
🇩🇪 "Vielen Dank für deine Antwort. Bezüglich deiner Fragen ..."
Fragen stellen:
A
"Could you please provide me with..."
🇩🇪 "Könnten Sie mir bitte … zur Verfügung stellen?"
Sehr höfliche Bitte, um etwas anzufordern (Informationen, Dokumente, Details etc.). Wird im formellen oder geschäftlichen Kontext häufig verwendet.
Beispiel:
🇬🇧 "Could you please provide me with the updated report?"
B
„Could you send me …?“
🇩🇪 „Kannst du mir … schicken?“
Lockere, weniger formelle Variante. Gut geeignet für Bekannte und Kollegen.
Beispiel:
🇬🇧 "Could you send me the file when you have a moment?"
C
"Would it be possible to..."
🇩🇪 "Wäre es möglich, ..."
Sehr höfliche, vorsichtige Bitte, oft in formellen oder diplomatischen E-Mails. Typisch in: Geschäftskorrespondenz, Kundenanfragen, erste Kontakte.
Beispiel:
🇬🇧 Would it be possible to schedule a meeting next week?
Informieren und ankündigen:
A
"I wanted to let you know that..."
🇩🇪 "Ich wollte Sie darüber informieren, dass..."
Höflich-informelle Einleitung, um jemanden über etwas zu informieren. Wird oft in neutralen bis lockeren E-Mails verwendet, besonders in interner Kommunikation oder bei vertrauten Kontakten.
Beispiel:
🇬🇧 "I wanted to let you know that the meeting has been moved."
B
"Please be informed that..."
🇩🇪 „Bitte beachten Sie, dass...“
Sehr formelle, distanzierte Formulierung, um offizielle Informationen weiterzugeben.
Wird oft in formellen Schreiben, offiziellen E-Mails oder Mitteilungen verwendet – z. B. in rechtlichen, behördlichen oder Vertragskontexten.
Beispiel:
🇬🇧 "Please be informed that your contract will expire on September 30."
C
"I am pleased to inform you..."
🇩🇪 "Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, ..."
Höflich-positive Formulierung, um gute Nachrichten oder erfreuliche Informationen mitzuteilen.
Sehr gebräuchlich in geschäftlichen E-Mails, vor allem bei Einladungen, Zusagen oder positiven Entscheidungen.
Beispiel:
🇬🇧 I am pleased to inform you that your application was successful.
🇩🇪 Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass Ihre Bewerbung erfolgreich war.
Locker, aber professionell:
A
"Just a quick note to..."
🇩🇪 "Nur eine kurze Erinnerung an / Nur ein kurzes Update "
Lockere, freundliche Einleitung für kurze Updates, Erinnerungen oder Hinweise.
Typisch für interne Kommunikation, E-Mails an Kollegen, oder informelle Geschäftskontakte.
Beispiel:
🇬🇧 "Just a quick note to remind you about tomorrow’s call."
🇩🇪 Nur eine kurze Erinnerung an das morgige Telefonat.
B
"I wanted to quickly check in about..."
🇩🇪 „Ich wollte nur kurz nachfragen wegen...“
Lockere, freundliche Formulierung, um ein Thema erneut aufzugreifen oder nachzufassen.
Wird häufig in informellen E-Mails oder bei bekannten Kontakten verwendet – ideal für Follow-ups ohne Druck.
Beispiel:
🇬🇧 I wanted to quickly check in about the proposal I sent last week.
🇩🇪 Ich wollte nur kurz nachfragen wegen des Vorschlags, den ich letzte Woche geschickt habe.
5. Abschließender Satz / Closing Sentence
Höflich & Standard (Business Neutral):
A
"I look forward to your reply."
🇩🇪 "Ich freue mich auf Ihre Antwort."
Höflicher Abschluss, um auszudrücken, dass du auf eine Antwort wartest. Sehr gebräuchlich in geschäftlichen E-Mails, vor allem am Ende einer Nachricht.
B
"Please let me know if you have any questions."
🇩🇪 "Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie Fragen haben."
Höfliche, offene Abschlussformulierung, die dem Empfänger zeigt, dass Rückfragen willkommen sind.
Ideal für E-Mails mit Informationen, Angeboten oder Anhängen.
C
"I look forward to hearing from you."
🇩🇪 "Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören."
Höflicher, positiver Abschluss, der ausdrückt, dass du auf eine Rückmeldung wartest.
Typisch in formellen wie auch neutralen geschäftlichen E-Mails.
Freundlich & kooperativ:
A
"Let me know if I can help with anything else."
🇩🇪 "Lassen Sie mich wissen, wenn ich sonst noch helfen kann."
Freundlicher, hilfsbereiter Abschlusssatz, meist am Ende einer E-Mail. Drückt Offenheit aus, bei weiteren Anliegen zu unterstützen. Typisch in Kundenkommunikation, Support oder interner Zusammenarbeit.
B
"Thank you for your time and support."
🇩🇪 "Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Unterstützung."
Höflicher, wertschätzender Abschluss, um sich für Aufmerksamkeit und Hilfe zu bedanken.
Wird häufig in Business-E-Mails, bei Anfragen, Projekten oder nach Meetings verwendet.
C
"I appreciate your help with this."
🇩🇪 "Ich weiß Ihre Hilfe in dieser Sache zu schätzen."
Freundlicher, wertschätzender Satz, um sich für Unterstützung zu bedanken. Typisch in E-Mails an Kollegen, Kunden oder Dienstleister, meist in einem neutralen bis lockeren Ton.
Locker & kollegial:
A
"Looking forward to catching up."
Lockere, freundliche Formulierung, die bedeutet: „Ich freue mich darauf, bald wieder zu sprechen oder Neuigkeiten auszutauschen.“
Beispiel:
🇬🇧 "Looking forward to catching up next week."
🇩🇪 "Ich freue mich darauf, nächste Woche wieder mit dir zu sprechen."
B
"Talk soon!"
Sehr lockerer, freundlicher Abschiedsgruß, der bedeutet: „Wir hören bald wieder voneinander.“
Typisch in informellen E-Mails, z. B. an Kollegen, Kunden mit gutem Verhältnis oder bei lockerer Kommunikation.
Beispiel:
🇬🇧 Thanks again for your help – talk soon!
🇩🇪 Danke nochmal für deine Hilfe – bis bald!
6. Grüße / Farewell
Formell & Standard:
A
"Kind regards"
Höfliche, professionelle Grußformel am Ende einer E-Mail.
Sehr häufig verwendet in geschäftlicher Kommunikation, besonders bei neutralem oder leicht persönlichem Ton.
Beispiel:
🇬🇧 Kind regards,
Anna Müller
🇩🇪 Mit freundlichen Grüßen,
Anna Müller
B
"Best regards"
Höfliche, aber etwas lockerere Grußformel, häufig in geschäftlichen E-Mails mit neutralem oder persönlichem Ton.
Etwas wärmer als „Kind regards“, aber weiterhin professionell.
Beispiel:
🇬🇧 Best regards,
Anna Müller
🇩🇪 Beste Grüße / Viele Grüße,
Anna Müller
C
"Yours sincerely"
Sehr formelle Grußformel, die verwendet wird, wenn der Empfänger in der Anrede namentlich genannt wird (z. B. Dear Mr. Smith).
Typisch für offizielle Geschäftsbriefe, Bewerbungen oder erste formelle Kontakte.
Beispiel:
🇬🇧 Dear Mr. Smith,
...
Yours sincerely,
---
🇩🇪 Sehr geehrter Herr Schmidt,
...
Mit freundlichen Grüßen
Neutral & Freundlich:
A
"Regards"
Sehr neutrale Grußformel, kürzer und etwas sachlicher als Best regards oder Kind regards.
Wird oft verwendet, wenn der Ton knapp, professionell, aber nicht unfreundlich sein soll. Ideal für interne Mails, schnelle Rückmeldungen oder sachliche Kommunikation.
Beispiel:
🇬🇧 Regards,
Anna
🇩🇪 Grüße / Freundliche Grüße
B
"Thanks"
Sehr kurze, lockere und freundliche Grußformel – ideal für informelle oder kollegiale Kommunikation. Wird oft am Ende von kurzen Mails oder als Gruß vor dem Namen verwendet.
Beispiel:
🇬🇧 Thanks,
Anna
🇩🇪 Danke / Danke dir
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